Privacy verklaring

Door Duikteam Drachten is verklaard dat

De vereniging werkt volgens onderstaande doelbinding
Lidmaatschap

Persoonsgegevens
NAWTE + geboorte datum

Overeenkomst
Lidmaatschapsovereenkomst (papier of formulier op de website);

Verwerkingen
Ledenadministratie, contributieheffing, informatieverstrekking en uitnodigingen voor bijeenkomsten;

Verwerking door wie
Afdeling ledenadministratie en afdeling communicatie;

Bewaartermijn
Uitgangspunt: twee jaren na beƫindiging van het lidmaatschap, behoudens de fiscale bewaarplicht van zeven jaar (voor zover relevant). De NAWTE+geboortedaum; Soort lidmaatschap; disciplines; Ingangsdatum lidmaatschap; Ontvangst Onderwatersport Magazine. worden in de door het NOB opgerichte website voor ledenadministrateurs opgeslagen. Persoonsgegevens kunnen vervolgens door de ledenadministrateur worden gewijzigd of individueel door het opvragen van je persoonlijke inloggegevens bij het NOB (geldt alleen voor die persoon). Naast de NAWTE + geboortedatum; worden door het NOB ook: Soort lidmaatschap; disciplines; Ingangsdatum lidmaatschap; Ontvangst Onderwatersport Magazine gevraagd.

De vereniging verklaart verder
Wij als vereniging hebben onze privacy policy zichtbaar gemaakt op de website van de vereniging. Wij als vereniging verwijzen in documenten (lidmaatschap overeenkomst, aanmeldingsformulier, etc.) waarin persoonsgegevens staan niet naar onze privacy policy op de website van de vereniging. Het inschrijvingsformulier is aangepast met de ‘privacy policy” met ingang van de AVG mei 2018. Wij als vereniging verklaren dat wij nooit persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten als dit noodzakelijk is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor we ze hebben gekregen. Wij gebruiken als Duikteam Drachten alleen downloads met persoonsgegevens die door het NOB als bestand beschikbaar als worden gesteld. Software gebruikt door het bestuur en aangewezen personen voor onderlinge uitwisseling van gegevens binnen de vereniging voldoen aan 6.1 Software up-to-date. Wij als vereniging hebben de persoonsgegevens alleen opgeslagen op computers/servers met beveiligingssoftware waarbij zowel de beveiligingssoftware als het besturingssysteem ingesteld zijn om automatisch updates op te halen en te installeren.

De persoonsgegevens zijn bij het NOB opgeslagen en zorgen voor de back-up en beveiliging. Wij als vereniging hebben geen persoonsgegevens elektronisch opgeslagen en hebben daarom geen back-up. Wij als vereniging verklaren dat wij nooit persoonsgegevens overdragen aan of opslaan bij partijen die gevestigd zijn buiten de EU. Geen bijzonderheden alleen het bestuur heeft toegang tot de NOB database voor persoonsgegevens. Bij de secretaris en penningmeester worden bestanden niet langer bewaard dan verklaard na het lezen en toepassen van de AVG regels. Wij als vereniging verklaren dat wij alle persoonsgegevens vernietigen als de overeenkomst op grond waarvan ze verkregen zijn verlopen is of de toestemming is ingetrokken.

Passende beveiligingsmaatregelen zijn als volgt ingevuld

  • Software is beveiligd met gebruikersnaam en wachtwoord
  • Computers zijn beveiligd met gebruikersnaam en wachtwoord
  • Telefoons zijn beveiligd met een code of vingerherkenning
  • Al onze (besloten) websites zijn ingesteld op gebruik van beveiligde verbinding (=groene slotje =HTTPS)
  • De besloten website zijn alleen toegankelijk vanuit landen die wij hebben toegestaan (whitelist).
  • Wij hebben een autorisatie procedure voor het uitgeven van toegang tot onze gegevens
  • Wij als vereniging hebben de persoonsgegevens altijd opgeslagen achter de beveiliging van minimaal een gebruikersnaam en een wachtwoord
  • Er worden geen papieren documenten gebruikt. Inschrijfformulieren voor nieuwe leden worden elektronisch en als papieren versie toegepast. De papieren versie wordt na inschrijving niet bewaard
  • Wij als vereniging hebben geen papieren documenten waarop de persoonsgegevens staan
  • Wij als verenigingen maken geen gebruik van digitale direct markering
  • Wij als vereniging verklaren dat wij alleen persoonsgegevens van minderjarigen verwerken als daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger

Aldus verklaard door
Naam vereniging: Duikteam Drachten
Naam persoon: R.H. Venneman
Plaats: Drachten
Datum: 13-05-2018

Download AVG in PDF